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• eBook-Kapitel aus dem Buch Korruptionsprävention im Auslandsvertrieb

  Zuständigkeiten und Prozesse

  Dr. Lutz Nepomuck

  …77 209 Vgl. Bicker, in: AG 2012, 542, 546. 210 Vgl. Bicker, in: AG 2012, 542, 546. 5.Kapitel: Zuständigkeiten und Prozesse Eine effektive… …Compliance Organisation setzt klare Verantwortlichkeiten vor- aus.209 Insbesondere in größeren Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern und Hierarchieebenen… …Vertriebsmittlern ohne ergänzende Regelung konkreter Zuständigkei- ten und Prozesse vorzusehen. Dies soll an einem plastischen Beispiel erläutert werden. In den in… …, eine klare personelle Zuständigkeit festzule- gen und den zuständigen Personen z.B. in einer Prozessanweisung aufzugeben, wie die einzelnen… …auf die jeweilige Rechnung des Vertriebs- mittlers erfolgen darf und wie in solchen Situationen weiter vorzugehen ist (Eskalation der Entscheidung… …Compliance-Richtlinien statuierten Verhaltenspflich- ten und Verbote leerzulaufen. Wichtig bei der Festlegung personeller Zuständigkeiten ist, nur solche Personen in die… …Pflicht zu nehmen, die die für die Erfüllung der jeweiligen Aufgaben erforderlichen zeitlichen Kapazitäten, finanziellen Ressourcen und fachlichen… …5.Kapitel: Zuständigkeiten und Prozesse schen Projektabwicklung sachlich geprüft werden, obwohl diese die Tätigkeiten des Vertriebsmittlers aus eigener… …Anschauung überhaupt nicht kennen und auf die erforderliche Leistungsdokumentation keinen Zugriff haben. Dies macht selbstverständlichwenig Sinn. Des Weiteren…

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  Geschäftspartnerprüfung

  Dr. Lutz Nepomuck

  …Geschäftsbeziehung zu erkennen und infolgedessen von einer Beauftragung rechtzeitig Abstand zu nehmen. Die Erfahrung aus internen Untersuchungen wie auch aus… …ihrer Beauftragung als problema- tisch hätten erkannt und entsprechend ausgesiebt werden können. Dass dies nicht erfolgt, liegt in solchen Fällen… …und anspruchsvoll. Dies liegt darin begründet, dass es eine Vielzahl verschiedenartiger Red Flags gibt, die mit mehr oder minder hoher… …Wahrscheinlichkeit auf korruptive Absichten eines Ver- triebsmittlers hindeuten und es Sinn und Zweck der Geschäftspartnerprüfung ist, möglichst viele diese… …einen (eher kleinen) Teil des erforderlichen Prü- fungsspektrums abdecken können.211 Vielmehr müssen weitere wichtige Infor- mationsquellen genutzt und… …, schwierig und stellt für die Entscheidungsträger im Unternehmen eine große Herausfor- derung dar. Diese müssen in jedem Einzelfall bewerten, ob die… …gegengesteuert werden kann. Trotz des nicht unerheblichen Aufwands und der vorgenannten Schwierigkei- ten in Zusammenhang mit Geschäftspartnerprüfungen kann auf… …diese nicht verzichtet werden, wenn sich Unternehmen gegen Sanktions- und Haftungsrisi- ken absichern wollen. In Deutschland existieren zwar keine… …gesetzlichen Rege- lungen und soweit ersichtlich auch keine Gerichtsentscheidungen, aus denen sich eine ausdrückliche Pflicht zur Durchführung von… …Geschäftspartnerprüfun- gen ergibt. Es existieren aber einige (rechtlich unverbindliche) Empfehlungen von Regierungs- und Nichtregierungsorganisationen zur Vornahme von Ge-…

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  Verträge mit Vertriebsmittlern

  Dr. Lutz Nepomuck

  …erforderliche rechtliche und praktische Know-how verfügen und zum anderen unabhängig vom Vertrieb agieren können. Dies kann etwa die Rechtsabteilung oder auch… …bekannten Absichten sowie die sonstigen Um- stände Korruptionsindizien aufweisen. Ziel der Vertragsgestaltung ist es, die Rechte und Pflichten der… …Vertragsparteien, insbesondere aber die Leistungen des Vertriebsmittlers, die Zahlungsbedingungen, die Zahlungsabwicklung und die sonstigen Modalitäten der… …weitestgehend vermieden werden. 2. Zuständigkeiten und Prozesse Um dieses Ziel erreichen zu können, muss zunächst sichergestellt sein, dass die für die… …zudem verpflichtet sein, bei der Vertragsgestaltung die Erkenntnisse aus der Geschäftspartnerprüfung und auch die Bedingungen und Auflagen, mit der eine… …Genehmigung der Geschäftsbeziehung verbunden ist, zu berücksichtigen und umzusetzen. Bei der weiteren inhaltlichen Gestaltung des Vertrages sollte sodann ein… …Zusammenwirken zwischen Vertrieb, der die wirt- schaftlichen Ziele definiert und Informationen zum Sachverhalt beisteuert, und der Rechtsabteilung oder sonstigen… …Dokumentation sollte insbesondere eindeutig er- kennen lassen, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt den Vertrag entwor- fen und diesen unterzeichnet haben. Die… …Unterstützungsleistungen sucht und auch keine (aussagekräftigen) Activity Reports oder dergleichen vorliegen, obwohl der Vertriebsmittler vertraglich zu einer entsprechenden… …Vertriebsmittlers 294 Vgl. Schmittmann/Schürmann, in: Momsen/Grützner,Wirtschafts- und Steuerstraf- recht, § 29 Rn. 40. 295 Siehe dazu 2.Kapitel, 4…

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  Vertragsdurchführung

  Dr. Lutz Nepomuck

  …131 8.Kapitel: Vertragsdurchführung Mit der Geschäftspartnerprüfung und dem Vertragsschluss sind zwei komplexe und zentrale Maßnahmen der… …unzureichende Leistungs- nachweise und Auffälligkeiten bei der Zahlungsabwicklung, die es mit Hilfe angemessenerMaßnahmenmöglichst zu vermeiden gilt. 1… …. Effektive Leistungskontrolle Wie bereits beschrieben sind ungenügende oder sogar gänzlich fehlende Leis- tungsnachweise ein häufiges und nur schwer in den… …Leistungsnachweisen, insbesondere bei hohen Vergütungen für Vertriebsmittler, um ein notorisches Korruptionsindiz handelt und zudem der Verdacht einer Untreue gemäß… …Leistungen des Vertriebsmittlers und keinen unmittel- baren Zugriff auf die Leistungsdokumentation hat. Dies kommt beispielsweise in Betracht, wenn ein… …Vertragsabwicklung tätig ist. Dieser Mitarbeiter hat selbst keinen persönlichen Kontakt zum Vertriebsmittler und müsste, um die 132 8.Kapitel: Vertragsdurchführung… …wenn sich die Dokumentation aus einzel- nen E-Mails ergibt, unnötig aufwändig und kaum praktikabel. Das Beispiel zeigt, dass die sachliche… …Rechnungsprüfung durch einen Mitarbeiter der Ver- triebseinheit erfolgen sollte, die den unmittelbaren Kontakt zum Vertriebsmitt- ler hält und Adressat der… …klaren Trennung der Zuständigkeiten im Vertrieb zwischen Auftragsakquise und Auftragsabwicklung kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter aus jeder dieser beiden… …hinreichendes Vertrauen in eine ausnahmslos sachge- mäße und zuverlässige Rechnungsprüfung durch die Vertriebsabteilung besteht oder wenn ein Vertriebsmittler die…

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  Verhaltensrichtlinien

  Dr. Lutz Nepomuck

  …Vertriebsmittlern 1.1 Bedeutung Wie auch in anderen Compliance-Bereichen hat es sich in der Praxis bewährt, die Mitarbeiter und Organe der Gesellschaft mittels einer… …, anzuleiten. Die Richtlinie bildet die Basis für eine Anleitung und Sensibilisierung der Mitarbei- ter und sollte durch Schulungen, die auf den… …Reduzierung der spezifischen Korruptionsrisiken, die bei dem Einsatz von Vertriebsmittlern typi- scherweise bestehen, völlig ungeeignet und damit unzureichend… …. Die gewöhn- lichen Inhalte allgemeiner Richtlinien, etwa zu den Themen Geschenke, Einla- dungen, Spenden, Sponsoring und verbotener Klimapflege im… …Antikorruptionsrichtlinien ebenso wie bei Richtlinien zum Umgang mit Vertriebsmittlern schlussendlich um das- selbe, namentlich dass nicht bestochen wird und dass zudem… …chend der bereits dargestellten Zielsetzung bei Geschäftspartnerprüfungen und der Gestaltung von Verträgen mit Vertriebsmittlern – die zahlreichen… …typischen Red Flags der Auslandskorruption adressieren und Vorgaben machen, wie sol- che Korruptionsindizien möglichst vermieden werden und wie mit… …aufgetrete- nen Korruptionsindizien umzugehen ist. Damit die Richtlinie rechtlich wirksam ist und im Falle von Verstößen gegen die Richtlinie Mitarbeiter… …Inhaltliche Gestaltung Um das Ziel der Verhaltensanleitung und Sensibilisierung der Mitarbeiter errei- chen zu können, sollten bei der inhaltlichen und… …oder ähnlich im Unternehmen zugetragen haben332 oder sich unter Berücksichtigung der Branche und Organi- sation des Unternehmens so oder ähnlich…

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  Schulungsmaßnahmen

  Dr. Lutz Nepomuck

  …Laien nicht leicht zu verstehen sind und daher häufig nicht hinreichend verinnerlicht werden. Dies gilt insbesondere für die komplexe und daher für… …zu beachtenden Feinheiten sind in der Praxis häufig ganz grundlegende und sich mitunter fatal auswir- kende Missverständnisse zu beobachten. Nicht… …ist die Auffassung, man zahle doch auf einen mit dem Vertriebsmittler geschlossenen Vertrag und auf eine ordnungs- gemäße Rechnung mit ausgewiesenen… …Leistungen, was nicht verboten sei. Dem liegt der Irrglaube zugrunde, dass eine scheinbar ordnungsgemäße Papierlage eine Art Persilschein sei. Und schließlich… …Ausland völlig üblich seien, dass sich auch die Wettbewerber entsprechend (und noch viel schlimmer) gerieren und dassman anderenfalls dort keine… …Geschäftemachen könne. Um solche grundlegenden Missverständnisse bzw. Problemverdrängungsme- chanismen zu beseitigen und eine hinreichende Sensibilität für… …riskante Situa- tionen und den richtigen Umgang damit zu schaffen, bieten sich in erster Linie Präsenzschulungen an. Solche Schulungen geben den Mitarbeitern… …– im Gegen- satz zu üblichen E-Learning-Programmen – die Möglichkeit, individuell Fragen zu stellen und diese im Dialog mit dem Schulungsleiter und… …realistisch ereignen könnten. Insbesondere sollten aber auch spontan Sachverhalte aufgriffen und besprochen werden, die Schulungsteilnehmer von sich aus… …Präsenzschulungen stellen zugleich einenwichtigen Lernprozess für denjenigen dar, der die Schulungsmaßnahmen konzipiert, durchführt und weiterentwi- ckelt. Der Dialog…

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  Compliance Helpdesk und Meldesystem

  Dr. Lutz Nepomuck

  …145 11.Kapitel: Compliance Helpdesk und Meldesystem 1. Einleitung Die durch Verhaltensrichtlinien, Schulungen und sonstige Maßnahmen für die… …Verdachtsfälle zu melden. Unternehmen sollten den Mitar- beitern für diese beiden Fälle einen kompetenten Ansprechpartner zur Verfü- gung stellen und die Bedeutung… …Ausle- gung von Regelungen von Verhaltensrichtlinien im Einzelfall, die Zulässigkeit bestimmter Zahlungen oder Zahlungsabwicklungen und vieles mehr. Damit… …dem Beratung suchenden Mitarbeiter in solchen Situationen effektiv und schnell geholfen werden kann, sollte der insoweit zuständige Ansprechpartner… …bestenfalls ein rechtlich versierter Compliance Verantwortlicher sein. Je nach Unternehmensgröße und personeller Ausstattung wird es Compliance Verant-… …wortliche geben, die die gestellten Fragen jedenfalls in der Regel beantworten können und lediglich in Ausnahmefällen externen Rechtsrat einer spezialisier-… …erforderliche Qualität der Compliance-Beratung droht hier aber teilweise verlorenzugehen. 146 11.Kapitel: Compliance Helpdesk und Meldesystem 339 Siehe dazu… …14.Kapitel, 2.1. 340 Siehe dazu 13.Kapitel, 3.2. 3. Meldesystem Die Vorstellung einer institutionalisiertenMöglichkeit für Mitarbeiter und sons- tige Personen… …, Compliance-Verstöße verschiedenster Art und Schwere unter- nehmensintern zu melden, löst bei manchen Unbehagen aus. Es wird befürch- tet, dass auf diese Weise – unnötig… …Chance, von einem Verdachtsfall Kenntnis zu erlangen und diesem sodann zunächst selbst und ohne Einbindung von Verfolgungsbehörden nachgehen zu können. Der…

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  Zentrales Vertriebsmittlerregister

  Dr. Lutz Nepomuck

  …Gerichts seinerzeit unzureichenden CMS im Siemens-Konzern gewertet.344 Insbesondere in größeren Unternehmen mit einer Vielzahl von Vertriebsmittlern und… …. Das LG München I betrachtet die zentrale Erfassung der Vertriebsmittler und deren Verträge soweit ersichtlich allerdings nur als Mittel zur Kontrolle… …in mehrfacher Hinsicht von Nutzen sein und ist jedenfalls bei Unternehmen mit einer Vielzahl von Vertriebsmittlern und hohemKorruptionsrisiko zu… …Gesichtspunkten auffällig geworden ist und die entsprechende Dokumentation (ggf. mit Fundstelle/Speicherort) benennen, die für weitergehende Informatio- nen… …Vertriebsmittler bereits für die Gesellschaft bzw. für eine andere Konzerngesellschaft tätig ist oder war und ob sich dabei Auffälligkeiten ergeben haben. Ist dies… …: Zentrales Vertriebsmittlerregister mittler vollständig auf und lässt aufgrund der Länderzuordnung sowie der An- gabe etwaiger Auffälligkeiten einen schnellen… …, solche mit be- stehenden Auffälligkeiten gelb und solche, bei denen die Zusammenarbeit aus Compliance Gründen beendet wurde, rot gekennzeichnet werden. In… …Situation gab. Im Pra- xisfall könnte eine Prüfung beispielsweise zu der Erkenntnis führen, dass es zwischen den Vertriebsmittlern X und Y eine Nähebeziehung… …Vertriebsmittlerregisters erkennen zu können, macht es zudem Sinn, bei den Ausführungen zu X (und später zu Y) den Namen des Kunden, auf den sich die Tätigkeit beziehen… …worden sind. Das Vertriebsmittlerregister kann selbstverständlich je nach den Umständen und Anforderungen des Unternehmens noch um weitere sinnvolle…

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  Effektivitätskontrolle

  Dr. Lutz Nepomuck

  …SieheHartwig, in: Moosmayer/Hartwig, Interne Untersuchungen, S. 10. 350 SieheGrützner, in: Momsen/Grützner,Wirtschafts- und Steuerstrafrecht, § 16 Rn. 57. 351… …eines effektiven CMS zur Reduzierung der Korrup- tionsrisiken im Auslandsvertrieb ist die Überprüfung, ob die geltenden Regeln und Prozesse im Unternehmen… …Vertriebsmittlern eine geeignete Effek- tivitätskontrolle zu veranlassen und daraus die notwendigen Schritte zur Opti- mierung des bestehenden CMS abzuleiten.346… …tung und ggf. auch für Compliance Verantwortliche unterhalb der Geschäftslei- tungsebene ein Risiko, wegen Verletzung der Aufsichtspflicht für ein ggf… …fällt die Überprüfung von Sachverhalten, die ohne kon- kreten Korruptionsverdacht und behördliches Verfahren allein aufgrund eines erhöhten abstrakten… …als auch bei dem Umgangmit einem konkreten Korruptionsverdacht, ist in rechtlicher, organisa- torischer und strategischer Hinsicht enorm.352Die… …und das Steuerrecht tangiert werden. Hinzu kommt, dass die konkrete Ausgestaltung der internen Untersu- chungen in vielerlei Hinsicht eine… …Ermessensfrage ist353 und stets alle Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen sind, sodass sich trotz allgemeingültiger Grundregeln pauschale Lösungsansätze… …oder nur äußerst oberflächlich durchführen, andererseits Fälle, in denen mit Hilfe exter- ner Berater und enormemAufwand das Unternehmen „auf links… …unbe- rechtigt. Der Grund für allzu umfangreiche und kostspielige Effektivitätskontrollen, ins- besondere anlässlich konkreter Verdachtsfälle, ist…

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  Umgang mit Findings

  Dr. Lutz Nepomuck

  …abschließender Bericht verfasst wer- den, der den festgestellten Sachverhalt, die wesentlichen Beweismittel und Er- mittlungsschritte sowie eine rechtliche… …Bewertung und Empfehlung zumweite- ren Vorgehen beinhaltet. Ein solcher Bericht dient der Vorbereitung weiterer Maßnahmen wie etwa einer erforderlich… …Gesellschaft Aussicht auf Erfolg hätte. Typische Inhalte eines Abschlussberichts 1) Management Summary (wesentlicher Sachverhalt und Ergebnis der… …Prüfungsschritte 4) Beweismittel/Erkenntnisquellen (Interviews, Dokumente, E-Search etc.) 5) Festgestellter Sachverhalt mit Angabe der wesentlichen Beweismittel und… …: Momsen/Grützner,Wirtschafts- und Steuerstrafrecht, § 16 Rn. 528. 6) Strafrechtliche Bewertung einschließlich Verfolgungsverjährung und Strafanwendungsrecht 7) Ggf. weitere… …rechtliche Bewertungen (z.B. zu Berichtigungspflicht gemäß §153 Abs. 1 AO) und Bewertung von Richtlinienverstößen 8) Handlungsempfehlungen (z.B. Strafanzeige… …etwaige spätere Prüfungen derselben Gesellschaft. Sie dienen bei Bedarf auch als Beleg für eine lege artis ausgestaltete Antikorruptions-Compliance und… …damit zur Entlastung von Gesellschaft undManagement. Eine besondere Schwierigkeit und Herausforderung bei der abschließenden Bewertung untersuchter… …Unternehmen zur Verfügung stehenden Erkenntnismöglichkeiten geführt werden.586 Ein wesentlicher Grund dafür ist der starke Auslandsbezug und die damit… …verbundene Limitierung der Sachver- haltsaufklärung. Zudem werden diejenigen Personen, die Auskunft erteilen könnten, namentlich der Vertriebsmittler und…

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